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员工垫资买办公用品报销被税务稽查!应该规避哪些点?

文章作者: 老表哥财税 | 发布时间: 2021-03-22

老板都担心自己的公司被税务稽查并前来咨询老表哥,企业费用报销如何规避风险?报销时要注意什么呢?其实,在这里老表哥要表明一点就是,并不是所有的员工垫资都有风险的,里面的玄机

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员工垫资给公司买办公用品,报销后公司再打款给个人,想必是每一个公司的最常见的事了吧!

 

但是深圳这家公司,因为员工垫资购买办公用品再找公司报销,居然被税局要求整改了!

 

企业代缴个人所得税

 

弄的瞬间有很多老板都担心自己的公司被税务稽查并前来咨询老表哥,企业费用报销如何规避风险?报销时要注意什么呢?

 

其实,在这里老表哥要表明一点就是,并不是所有的员工垫资都有风险的,里面的玄机且听老表哥慢慢道来!~

 

公司报销正常流程

根据检查取证结果,税务机关要求该企业补缴少缴的税款,加收滞纳金,并对企业进行了罚款。
 

深圳税务局

 

其实,现实中还有很多企业因为员工福利支出取得的增值税专用发票不能抵扣进项税额,企业所得税税前扣除会受到扣除比例的限制。

 

因此企业将员工福利支出开成品名为“办公用品”的发票,并让其员工提供办公用品发票来报销。这样既可以抵扣进项税额,又可以在企业所得税前全额扣除。

 

以上这个案件给了很多还在采取发票抵个税办法的企业敲响了警钟。一旦还有企业在采取这个办法,很快就会轮到你们公司被稽查。

 

01

 

案件梳理

 

仔细看这个案件老表哥发现,其实该企业是因为这两件事被查:

 

(1)该公司和母公司人员混用,个税问题想浑水摸鱼,结果被查。

 

母公司与子公司

 

(2)办公用品一事,其实是被检查后连带揪出的,然后要求整改。

 

02

 

案件分析

 

(1)上述两件事,第一件的结果被查补个税,第二件结果未发现涉税违法行为,但被要求整改。

 

(2)因存在公司给个人打款的现象,疑似利用办公用品发票抵薪的做法,进行偷逃个税,引起了税务稽查的关注。

 

代缴个人所得税

 

(3)该公告虽然并未透露打款金额大小,购买办公用品的频率,但是可以根据补个税的金额相关性推断,购买办公用品的累计金额应该不小,不然稽查也不会太过问。

 

想必大家看完以上老表哥的分析,也明白了深圳这家公司被税务稽查的原因了吧!

 

所以老表哥在此奉劝各位老板以上做法不可取!马上金税四期即将上线,税务监管只会越来越严,一旦你的公司有任何一点点异常都会面临税务稽查!

 

公司垫资报销

 

虽然,只要企业垫资报销的业务真实存在,合法合规,就不怕被查,但为了规避风险,以下3个事项要注意!

 

01

 

个人垫资费用不宜过大

 

个人垫资一般适用的是小批次零星购买,不签订采购合同的情形。若垫资费用过大,则难免让人质疑业务的真实性。

 

个人垫资费用

 

就个人感情上而言,金额太大的话,肯定需要员工自己先掏腰包,这样员工肯定不愿意垫付太大的费用、同时用企业公户给私户转钱,也存在风险。并且从公司管理角度而言,个人垫资金额太大容易出现虚假报销的问题。

 

肯定又有很多老板在疑惑,到底哪些情况的公转私是合法的呢?别急,老表哥已经给大家整理好了,赶快收藏起来吧!

 

个人垫资注意事项

 

实务中,个人垫资报销,小额的还好,如果是大额的,将面临账户被监察的风险。

 

02

 

对外采购垫资的人员不宜太多

 

正常情况下,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就有发票抵薪的嫌疑。

 

税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后面的工资或福利费、要求补缴个税。

 

(1)大公司:专门设立采购部

 

(2)小公司:设立专员采购

 

03

 

垫资的费用应该及时报销

 

企业如果经常报销前期的费用,会有出现以下三点问题:

 

(1)不利于内部管理

 

(2)会计数据的失真

 

(3)会让税局质疑费用的真实性

 

不仅个人垫资报销有风险,差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险!
 

发票报销风险

 

 

 

01

 

需不需要代扣代缴个税?

 

财务向个人支付款项时,一定要考虑这笔款需不需要扣缴个税。

 

企业报销费用

 

上面的深圳公司老板就是因为管理费用突然大幅上涨,税务机关顺藤摸瓜发现其大额办公费发票实则是支付给员工的福利费!

 

老表哥在此提醒各位老板:个人在企业保险属于自己的费用,具有福利性质,本质上还是取得与受雇有关的所得,应该按照工资薪金缴纳个税哦!

 

政策依据

《税收征收管理法》第六十九条规定:扣缴义务人应扣未扣,由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。

 

对于发票抵薪,财务不仅不能出这样的馊主意,还应该及时告知相关人员这样做的后果,帮助公司降低运营风险!

 

02

 

增值税能否抵扣

 

拿到费用的报销单,财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件:

 

(1)取得合法有效的抵扣凭证

 

(2)没有含有“用于免税项目、集体福利等”不能抵扣进项税的项目

 

比如,同样都是机票,进项税能不能抵扣?这就要看机票类型和报销对象。

 

企业所得税报销对象

 

03

 

企业所得税能否扣除

 

企业所得税税前扣除

 

有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销,但所得税上不能税前扣除,应该主动做调整。

 

比如,铁路电子客票报销凭证只能打印一次,如果铁路电子客票丢失后,企业所得税就存在不能扣除的风险。

 

04

 

是否存在会计和税法的差异

 

很多人把会计处理和税法混为一谈,举个最典型的例子!

 

老表哥财税

 

05

 

公款私用、恶意报销的风险

 

公款私用、恶意报销这两类一般有以下两种情形!

 

公款报销费用

 

以上做法对于国企、私企危害都特别大!

 

企业可通过这5点来规避这类风险:
 
1

制定预算,以预算制度来约束费用的报销

2

报销费用不能仅依据发票,同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据

3

应该索取发票清单

4

设定专人采购、专人审核、定期采购

5

采用公户支付

 

工作上企业垫资报销的业务在所难免,只要真实存在,合法合规,就不用了太担心!

 

企业如果是想少缴税而进行虚假报税,老表哥认为老板们完全没有必要因为这一些蝇虫小利而丢了企业诚信的饭碗。

 

总之,老表哥再次提醒各位老板,偷税漏税要不得,如果实在税负过重,也可以找我们(四川老表哥财税)进行税务筹划。千万不要等到税务查你,才想起税筹,切勿因小失大。

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